mercredi 28 octobre 2009

La suite bureautique en ligne - Google Documents

Vous ai-je déjà dit que j'aime les services Google? Et bien, Google Documents (qui pourrait presque s'appeler Google Office) est l'un de ceux que j'affectionne particulièrement. En effet, c'est une suite bureautique fantastique qui ne demande presqu'aucun effort de configuration. Cette suite est composée d'un éditeur de texte (Documents), d'un chiffrier (Spreadsheets) et d'un programme de présentation (Presentations). La suite est disponible à partir de n'importe quel ordinateur branché à l'internet et permet de partager facilement ou de travailler plusieurs personnes à la fois sur un même document. Bien sûr, vous devez détenir un compte Gmail ou Google et vous devez utiliser un navigateur Web (Firefox, Opera ou Internet Explorer).

Les avantages sont nombreux :
  • Pas d'installation requise; 
  • Gratuit (si Gmail + Docs moins de 7384 Mo);
  • Disponible en français (et beaucoup d'autres langues);
  • Les documents sont à l'abri d'une panne de votre ordinateur car sauvegardés dans votre espace Gmail;
  • Partage et collaboration;
  • Disponibilité des documents de n'importe quel emplacement;
  • Intuitifs et facile d'utilisation;
  • Votre accès Gmail donne automatiquement accès à vos documents. Donc un seul mot de passe à retenir.
Il y a aussi certains inconvénients à prendre en considération :
  • C'est une suite bureautique simple qui n'intègre pas toutes les fonctionnalités évoluées de MS-Office ou OpenOffice;
  • Vous devez être connecté à l'internet pour travailler sur un document; 
  • Peut être un peu lent avec un ordinateur un peu vieux; 
  • On ne peut partager les documents qu'avec des utilisateurs Google (Gmail).
  • Si quelqu'un accède à votre compte Gmail, il aura aussi accès à vos documents; 
Vous avez le goût d'essayer? Suivez le guide!

Configuration (Il n'y a pas d'installation à faire!)

Ouvrez une session Gmail ou incrivez-vous à l'adresse suivante :
http://mail.google.com/mail/?hl=fr&tab=wm

À partir de votre page de courriel Gmail, cliquez sur le lien "Documents" en haut de la page Web. Si votre Gmail est en français, vous devriez voir les liens suivants :
Gmail, Agenda, Documents, Reader, Web, Plus.

Maintenant, accédez à Google Documents. Note : Vous devrez, peut-être, saisir votre nom d'usager Gmail et votre mot de passe, la première fois que vous accédez à ce service.

Avant de commencer à utiliser le service, je vous suggère de réviser ses paramètres. Cliquez sur le lien "Paramètres" ou "Settings" en haut et à droite de la page Web. Sélectionnez la langue (Français) ainsi que le fuseau horaire (GMT-05:00 Est - Montréal) et appuyez sur le bouton "Enregistrer" ou "Save" au bas des paramètres. C'est tout! Vous êtes prêt à utiliser la suite bureautique en ligne de Google.

Utilisation 

C'est assez simple d'utilisation. Alors je vous laisse expérimenter. À vous de jouer!

Bon travail et bonne collaboration!

Mise en garde!!!

Je vous conseille de ne pas utiliser le service "Hors ligne". En effet, la synchronisation de documents entre deux emplacements est l'une des choses les plus difficiles à faire en informatique. Vous risquez de perdre une partie de votre travail. Vous êtes prévenus!

Références et liens utiles

  1. L'aide en ligne est disponible par le lien "Aide" en haut et à droite de la page Web de Google Documents.
  2. Une présentation du service : http://www.google.com/google-d-s/intl/fr/tour1.html
  3. Une revue des nouveautés (en anglais) : http://www.google.com/google-d-s/whatsnew.html
  4. Le blogue (en anglais) : http://googledocs.blogspot.com


Note : Si vous n'êtes pas confortable avec l'anglais, essayez le traducteur de la "Barre Google" ou "Google Toolbar" dans votre navigateur Web. La traduction est mot à mot et donne des phrases un peu drôles mais, au moins, vous serez au courant des nouveautés;-)

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Ce texte est conforme à la nouvelle orthographe
www.orthographe-recommandee.info

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